【偲ぶ会】案内状を送る5つの理由!返信・欠席・メールの文例・例文も公開!

「偲ぶ会の案内状について詳しく知りたい。」

この記事では、「そもそもなぜ偲ぶ会には案内状が必要なのか」「返信・欠席・メールの文例・例文」について徹底的にまとめていきます。

偲ぶ会とは?

偲ぶ会 とは

近年では参列者を極力減らす「密葬」「家族葬」が増え、関係者や故人の友人を招いてのお別れ会は別途開催することが増えてきました。

偲ぶ会とは、こうした葬儀には参加できなかったけど、故人を偲ぶ機会をきちんと持ちたい人のために開かれるお別れ会のことです。

葬儀と違って宗教的な慣習を全く重視しないので、「故人が好きだった音楽を流す」「会場のレイアウトをオリジナルなものにする」といった故人らしさを出すための創意工夫ができる点が魅力です。

偲ぶ会の案内状はなぜ送る?

偲ぶ会 案内状

偲ぶ会を開く際には、必ず招待客に案内状を送る必要があります。

その理由は全部で5つあります。

①会の主催を連絡するため

偲ぶ会 案内状

多くの場合、偲ぶ会は葬儀に参列できなかった人のために、故人とのお別れの機会を提供するために開かれます。

故人が亡くなって「密葬」や「家族葬」を行う場合には、親族以外には亡くなったことを連絡しない事が多々あります。

すると、あとあと故人の訃報を知った関係者や友人がご自宅にまで押しかけ、「なぜ葬儀に呼んでくれなかったのか」などと詰め寄る事があるのです。

よって、偲ぶ会を開催するときには、故人を偲ぶ機会を持ちたい人がきちんと参加できるように、あらかじめ案内状を送っておく必要があります。

②出欠を確認するため

偲ぶ会 案内状 

偲ぶ会の主催者が案内状を送る一番の目的は、「招待客の出欠を確認するため」といっても過言ではありません。

これにはお別れ会を企画・運営するための「会費」の問題が絡んでいます。

参加者全員から固定の参加費を徴収する「会費制」で会を主催する場合、あらかじめ出欠を確認しておけば参加者の人数が分かるので、集まる金額の見通しが立ちます。

そして、集まる金額がわかれば、その金額を超えないように予算を設定する事ができるため、主催する側としては心持ち余裕ができるのです。

③開催日時・場所を連絡するため

偲ぶ会 案内状

案内状の中には、開催日時と開催場所を必ず記載します。

きちんと紙に書いて共有することで、「参加者が開催日時を勘違いする」「招待客から確認の電話を受けなくて済む」といったメリットが得られます。

一般に偲ぶ会は、葬儀の1ヶ月後〜1年後ぐらいの期間で開催されることが多いですが、あくまで目安ですのであまり気にすることはありません。

④連絡先を伝えるため

偲ぶ会 案内状

偲ぶ会では主催者以外の親族の力も借りて、「案内状送付・司会者挨拶・参加者対応」などをこなしていきます。

この際、連絡先は親族の誰か一人のもとに一元化されることが多いです。

なぜなら、参加予定者からの問い合わせの対応を一人に任せることで、「伝える情報のミスが減る」「役割分担ができるので、親族全体の負担が減る」といったメリットがあるからです。

逆にいうと、案内状に記載されている電話番号以外に連絡することは、マナー的にはあまり好ましくないということです。

⑤特別な注意事項を連絡するため

偲ぶ会 案内状

案内状に記載する内容として最も重要なことの1つに、「特別な注意事項を記入する」ことが挙げられます。

これは、「参加者からの香典を辞退するケース」や「高級ホテルなどドレスコードが存在する会場で偲ぶ会を行うケース」で必要になります。

通常、偲ぶ会の参加者は「会費」または「香典」というかたちでお金を持参することになりますが、香典を辞退したい場合には、必ず案内状にその旨を記す必要があります。

また、一流レストランや高級ホテルなど、格式の高い場所で偲ぶ会が行われる場合にはドレスコードを守った服装で参加しなければなりません。

そのようなときに、参加者が事前にきちんと準備ができるように、案内状には「黒ネクタイNG」といったかたちで服装に関する注意を書く必要があるのです。

偲ぶ会の案内状の文例・例文

偲ぶ会 案内状

気になる偲ぶ会の案内状の文例・例文ですが、これには2種類あります。

1つ目は案内状を送る主催者側のもので、もう1つは送られた案内状の中に入っている「出欠確認用のハガキ」で欠席を連絡する参加者側のものです。

ここでは、主催者側と送る側の両方で必要になる文例・例文を取り上げていきます。

案内状を送る「主催者側」の文例・例文

偲ぶ会 案内状 文例 文例 例文

案内状を送る側で必要になる文例・例文には、「偲ぶ会の目的」「時候の挨拶」「故人に対する感謝の言葉」「開催日時」「開催場所」「特別な注意事項」などが記載されています。

主催者である発起人は、これらの必要事項を記入した案内状を送付し、返ってきた返信用ハガキから参加者の出欠を確認します。

■ 送る側の文例・例文

○○○○先生を偲ぶ会」の御案内

謹啓 ○○の候 皆様にはますます御健勝のこととお慶び申し上げます 

すでにご承知の方もおられると思いますが ○○○○先生が○○○○○ためお亡くなりになりました

葬儀はご遺族の意思により近親者のみで執り行われました

そこで○○先生とご縁があった多くの方々にお集まり頂く「偲ぶ会」を左記の通り計画致しましたのでご案内申し上げます

御多用中とは存じますが 御出席くださいますようお願い申し上げます

なお会費制とさせて頂いておりますので ご香典・ご供花などは固くご辞退させて頂きます

また 当日は平服でお気軽にご参加下さるようお願い申し上げます

敬白

平成○○年○月

幹事 ○ ○ ○ ○

- - - - - - - -

日  時 平成○○年○月○○日(土)

午後三時から五時

場  所 ○○○○○ホテル 梅の間

東京都○○○○○○○─○─○ (ご案内図同封)

電話 ○○─○○○○─○○○○

特別会費 ○○○○円 (当日会場にて申し受けます)

お手数ながら 同封葉書にて御出席のほどを ○月○○日(○)迄にお知らせくださいますようお願い致します

連絡先 株式会社○○○○○ ○○○○ 電話○○─○○○○─○○○○

出典:ひとみ印刷所

「出席・欠席」と返信する「参加者側」の文例・例文

偲ぶ会 案内状 欠席 返信

偲ぶ会の主催者から送られた案内状の中には、当日の出欠を確認するための返信用ハガキが入っています。

参加者側はこの返信用ハガキを用いて、「出席」または「欠席」の旨を主催者に伝えます。

このとき、返信用ハガキにもちゃんとしたマナーに沿った書き方というものがありますので、その文例・例文を紹介します。

■ 元の文例・例文

返信用ハガキの内容は以下のようになっています。

多くは、「出席」「欠席」のどちらかを伝えるために用いられます。

「○○○○先生を偲ぶ会」の御案内

 ご 出 席

(いずれかに○印をお願い致します)

 ご 欠 席

ご 芳 名

ご 住 所

お 電 話

お手数ながら御都合のほどを○月○○日までに御一報賜りますようお願い申し上げます

出典:ひとみ印刷所

■ 出席と返信するための「参加者側」の文例・例文

「出席」を丸で囲み、案内状を送ってくれたことへのお礼の言葉を添えます。

そして、名前や住所、電話番号を記入したら完成です。

なお、「ご」「ご芳」などの敬意表現には「二重の打ち消し線」を引いておくのがマナーです。

「○○○○先生を偲ぶ会」の御案内

  出 席(ここを○で囲む)

偲ぶ会のお知らせ有難うございます
慎んで出席させて頂きます

(いずれかに○印をお願い致します)

 ご 欠 席

ご 芳 名 〇〇

 住 所 〇〇

お 電 話 〇〇

お手数ながら御都合のほどを○月○○日までに御一報賜りますようお願い申し上げます

出典:ひとみ印刷所

■ 欠席と返信するための「参加者側」の文例・例文

「欠席」を丸で囲み、参加できないことに対するお詫びの言葉を添えます。

なお、敬意表現を消したり、名前や住所を書くのは「出席」「欠席」のどちらの場合で返信するときでも共通です。

「○○○○先生を偲ぶ会」の御案内

 ご 出 席

(いずれかに○印をお願い致します)

欠 席(ここを○で囲む)

大変申し訳ありませんが、やむを得ない事情で偲ぶ会を欠礼させていただきたく存じます。

ご 芳 名 〇〇

ご 住 所 〇〇

お 電 話 〇〇

お手数ながら御都合のほどを○月○○日までに御一報賜りますようお願い申し上げます

出典:ひとみ印刷所

案内状をメールでやり取りする際の文例・例文

偲ぶ会 案内状 メール 返信

案内状は紙媒体でのやり取りが一般的ですが、ごくたまにメールでやり取りする場合があります。

そこで、以下に「送る側である主催者のための文例・例文」と「返信する側の参加者のための文例・例文」を掲載します。

なお、送られた案内状は紙媒体だが、返信は電子メールという場合もありますが、返信の際にはこちらの文例・例文を参考にしてもらえば大丈夫です。

「送る側」の文例・例文

電子メールの場合は紙媒体の案内状と違い、堅苦しい時候の挨拶などはつけないことが多いです。

出席と返信するための「参加者側」の文例・例文

電子メールの場合は、「敬意表現を消す」「出席・欠席に丸をつける」といった作業は必要ありません。

基本的に、最低限の敬語を使って「出欠」か「欠席」かが分かるように返信すれば大丈夫です。

偲ぶ会のご連絡有難うございます。

慎んで出席させて頂きます。

名前:〇〇

欠席と返信するための「参加者側」の文例・例文

電子メールで「欠席」と返信する場合も、参加できないことへのお詫びを一言添えるだけです。

なお、基本的にこのような文書では、相手方の文面に合わせるかたちで言葉を調節して返信します。

つまり、時候の挨拶を入れる場合というのは、送られた案内状の文章が時候の挨拶から始まっていた時のみです。

偲ぶ会のご連絡有難うございます。

大変申し訳ありませんが、やむを得ない事情で偲ぶ会を欠礼させていただきたく存じます。

名前:〇〇

案内状をFAXで送るのは一般的ではない

偲ぶ会 案内状 fax 文例 例文

一昔前では、偲ぶ会の案内状のやり取りをFAXで行うこともあったそうですが、現在では一般的ではありません。

基本的には紙媒体でも案内状を使用し、どうしても急ぎで出欠の確認をしたい場合のみ、電子メールを使うといいでしょう。

【まとめ】案内状の文例・例文について

偲ぶ会 案内状 文例 例文
  • なぜ、偲ぶ会では案内状を送る必要がある?
    1. 会の主催を連絡するため
    2. 出欠を確認するため
    3. 開催日時・場所を連絡するため
    4. 連絡先を伝えるため
    5. 特別な注意事項を連絡するため

案内状の文例・例文はネットで探せば出てきます。

しかし、実際にどのような形式の書類を用意して、どういうかたちで送ればいいのかなどは、素人には難しい作業です。

もし、案内状の作成や送付に関して不安があるのなら、日本初のお別れ会プロデュース専門サービスである「Story」をご利用ください。

偲ぶ会の企画・運営のプロに任せることで、難しい作業も滞りなく進めることができます。

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